A Secretaria de Administração de Americana já deu início à mudança do arquivo municipal, que deixará o prédio da Avenida Cillos para se instalar em outro imóvel na Rua Itacolomi, no Jardim Ipiranga. Devido ao grande volume de documentos, a expectativa é de que o processo dure 40 dias até ser concluído. O setor possui, atualmente, mais de um milhão de processos, 15 mil caixas e duas mil pastas de documentos.
O novo salão possui mais que o dobro do tamanho do atual, e o valor do aluguel por metro quadrado é bem menor. Hoje, o aluguel pago pela Prefeitura no prédio da Avenida Cillos, cuja metragem é de 1200 m², é de R$ 11.500,00, o que representa R$ 9,58 por metro quadrado. A metragem do novo local, no Jardim Ipiranga, é de 2.500 m², e o aluguel é de R$ 14 mil, o que equivale a R$ 5,60 o metro quadrado, proporcionando, dessa maneira, economia aos cofres públicos, uma vez que a nova área abrigará a Unidade de Patrimônio, almoxarifado e o setor de microfilmagem e digitalização. O objetivo é, ainda, reativar o Arquivo Histórico e de construir, internamente, o Arquivo de Guarda Permanente. Ressalte-se, também, que o prédio novo possui AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).
Arquivo de Guarda Permanente – A Lei de Gestão Arquivística estabelece que um documento passa por três fases: a primeira se dá quando o documento ainda está sendo usado correntemente; na segunda etapa, chamada de intermediária, o documento fica armazenado no arquivo localizado dentro do Paço Municipal; em um terceiro momento, uma comissão avalia a destinação do documento, se pode ser destruído, arquivado por um determinado período de tempo ou se precisa ser arquivado permanentemente.
Com o novo prédio do arquivo será possível criar esse arquivo permanente.
